Sohbetler, görevler ve uygulamalar

İş (Work)#

Sohbetler (Chats)#

Her ajanla her seferinde tek sohbet. Bir sohbette şunları yapabilirsiniz:

• dosya ve görsel paylaşmak: yapıştırın veya sürükleyip bırakın; ajanlar PDF, görsel, Word, Excel ve PowerPoint okur;
• birini anmak (mention): bir müşteri, ajan veya kişi için @ yazın. Ajan o kaydın bilgilerini sizin sözlerinizden değil, veritabanından alır;
• sesli konuşmak: mikrofona basın. Döküm sohbete düşer ve ajan konuşma sırasında işi "çalışan tarafına" verebilir;
• dağıttığı işi izlemek: ajanın sohbetten açtığı görev, sohbette durumu (canlı), kimde olduğu ve Open ile bir kart olarak görünür. Görev sizi beklerken kart Waiting for you der;
• bir web sitesine izin vermek: "propertyfinder.ae'yi izinli sitelere ekle" deyin ya da bir ajan bir siteye ihtiyaç duyduğunda sormasına izin verin. Bir kart Allow propertyfinder.ae for the office browser? diye sorar; Allow once, Always allow ve Reject düğmeleri vardır (yöneticiler; diğerleri "Waiting for an admin" görür). Allow once (2.13.0'dan beri) yalnızca o ajan için o sohbette geçerlidir; iş bitene kadar ve en fazla bir gün. Always allow siteyi hemen Settings → Browser altına ekler. Aynı istek Inbox'ta da bekler. Şirketin kendi ağındaki siteler için asla sorulmaz;
• nasıl çalıştığını görmek (2.13.0'dan beri): bir ajanın yanıtının altındaki Worked for 2m 10s · 12 steps, kullandığı araçları süreleriyle ve çalışmanın tamamına bir bağlantıyla açar;
• hızlı başlamak: Lumate ile yeni bir sohbet, kutuya ilk cümleyi koyan dört kutucuk sunar (görev ver, birini ara, uygulama yap, neler yapabilirsin?);
• arama başlatmak: bkz. Calls from a chat.

Bir konuşma nasıldır.

• Yüzü: her ajanın ekranda kendi rengi ve şekliyle kendi yüzü vardır. Ağzı sesiyle hareket eder, farenize doğru bakar ve sizi dinlerken başını eğer. Sohbetteki konuşma sırasında, Playground'da ve siz sayfalar arasında gezerken küçük pencerede görünür. Hafiftir: yalnızca konuşma sırasında çalışır; 3D grafiği olmayan bir PC'de (veya Windows'ta azaltılmış hareket açıksa) bunun yerine sabit bir yüz görünür.
• Sesi: ajan Playground'daki gibi konuşur. Settings → Voice altındaki konuşma tarzını ve kendi kişiliğini kullanır, size adınızla hitap eder.
• Bildikleri:
  • Lumate'in ne olduğu;
  • ekipte kimlerin olduğu ve ofis tarayıcısını kimlerin kullanabildiği;
  • açık görevleri ve son belgeleri;
  • ofis tarayıcısının ve WhatsApp'ın bağlı olup olmadığı.
• İstekler: istedikleriniz, aynı ajanın araçlarıyla sohbette çalışan "çalışan tarafına" gider ve hemen başlar. "Nasıl gidiyor?" diye sorarsanız ses, işin şu an ne yaptığını söyler; örneğin "bir web sayfası açıyor: bayut.com".
• Yanıtlar ve belgeler: çalışan taraf yanıt verince ses size bir iki cümleyle söyler. Tam yanıtı ve hazırladığı belgeleri parça parça okuyabilir.
• Masa telefonu: uygulamadan başlattığınız masa telefonu aramasında da (Desk phone) aynısı olur.
• Gezinme: yalnızca ofis tarayıcısına izin verilen ajanlar (ajanın sayfasında) web sitelerini açar. Diğerleri hangi ekip arkadaşının yapabileceğini söyler.
• Konuşurken sayfalar arasında gezmek: başka bir sayfa açın, konuşma sürer. Sayfanın üstünde küçük bir pencere yüzer; kiminle konuştuğunuzu, son sözleri, Open (sohbete döner) ve End düğmelerini gösterir. Üstünden tutup istediğiniz yere sürükleyin ya da bir noktaya küçültün. Aynı anda tek konuşma olur: başka bir ajanla konuşmadan önce bunu bitirin.
• "Bana şunu göster…": ajandan sizin için bir sayfa açmasını isteyin: "bugünkü müşterileri göster", "Jenny'nin görevlerini aç", "aramalara git", "Settings → WhatsApp'ı aç". Sayfayı hemen açar ve hangi sayfayı açtığını söyler. Yalnızca sayfaları gösterir; hiçbir şeyi değiştirmez. Lumate'in penceresi küçültülmüşse veya başka pencerelerin arkasındaysa bunu söyler: Lumate'i öne getirin. (Masa telefonu aramasında ekran yoktur, bu yüzden yapamaz.)

Görevler (Tasks)#

Bir liste, bir Kanban panosu (Backlog, Todo, In progress, In review, Blocked, Done) veya bir tablo (2.13.0'dan beri; son değişikliğe göre sıralanır). Üstteki durum çubuğu her durumu sayar ve ona göre süzer. c tuşuyla veya New task ile oluşturun: başlık, açıklama, ajan, öncelik, üst görev.

Görev sayfası konuşmayı, alt görevleri, ekleri ve çalışma günlüğünü içerir. Ajanlar birbirine görevlerle iş verir ve iş geri gelince işi veren uyandırılır.

Sizi bekleyen görev. Bir ajan size bir soru sorduğunda veya bir görevde kararınıza ihtiyaç duyduğunda görev sizi In review içinde bekler; ajanlar sizi beklerken görevi asla tamamlandı yapmaz. (Bütün ajanlar bunu, hepsinin paylaştığı çalışma kurallarından yapar.) Görev sayfası, mesaj kutusunun hemen üstünde ajanın son sorusuyla birlikte Waiting for you gösterir. Orada yanıtlayın (Reply); görev ajana geri döner ve ajan hemen devralır. Tamamlanmış bir görev de yanıtlanabilir (Reply and reopen).

Rutinler (Routines)#

Yinelenen iş. Bir ajana söyleyin ("hafta içi her gün saat 9'da aranacak müşterileri listele"), rutini o kurar; ya da burada kendiniz oluşturun. Her rutin şunları gösterir:

• takvimi, sözcüklerle;
• sonraki ve son çalışma;
• geçmişi.

Rutini Run now ile hemen çalıştırabilir veya Pause ile durdurabilirsiniz.

Belgeler (Documents)#

(1.6.0 öncesinde Artifacts adını taşıyordu.) Ekibin hazırladığı veya paylaştığı her şey, önizlemeli kartlar olarak:

• ajanların hazırladığı raporlar, tablolar, elektronik tablolar ve sayfalar;
• görevlerde, sohbetlerde ve müşteri kartlarında insanların paylaştığı dosyalar: fotoğraf, PDF, Word, Excel, PowerPoint, metin.

Ajanların kendi başvuru dosyaları burada değildir; ajanın Files sekmesinde kalır.

Bir şey bulmak:

• Type tabs: All, Images, Documents, Spreadsheets, Text; her birinde sayısıyla.
• Search: ada, görev numarasına veya görev başlığına göre.
• Group by task: kartlar, geldikleri görevin, sohbetin veya müşteri kartının altında.

Filtreler adreste kalır; böylece süzülmüş bir görünüm paylaşılabilir.

Her kart:

• kimin ne zaman hazırladığını gösterir;
• nerede hazırlandığına bağlantı verir: görev, ajanla sohbet, müşteri kartı veya arama. Bir ajanın sohbet ya da görev sırasında hazırladığı belge, ajan söylemese de ona aittir. Bir aramada hazırlanan dosya Playground (prova) veya On a call (gerçek arama) olarak işaretlenir;
• tıklayınca açılır. Bir ajanın belgesi kendi sayfasında açılır; sürümleri, önizlemesi, indirme ve sürümler arası değişiklikler vardır. Paylaşılan dosya yeni sekmede açılır.

Uygulamalar (Apps, 2.5.0'dan beri)#

Uygulamalar (Apps), bir şirketin isteyerek oluşturduğu yan panel araçlarıdır: "Lumate, bana bir maaş takip uygulaması yap", bir stok listesi, bir tedavi veya sözleşme kaydı. Şirketin sahip olduğu veri tanımlarından oluşurlar; hiçbir şey kurulmaz.

• Bir tane oluşturun. Menünün Apps bölümünde Build an app, isteğin başlatıldığı Lumate sohbetini açar. Lumate ne için olduğunu sorar, sonra bir kart gösterir: tabloları (collections), alanları, birkaç örnek satır, kimin kullanabileceği (roller ve ajanlar), her otomasyon (ne zaman başlar ve ne yapar) ve her widget'ın şablonu. Publish (sahipler ve yöneticiler) uygulamayı menüde görünür yapar; Discard hiçbir şeyi değiştirmez. Lumate'in sonradan önerdiği bir değişiklik de aynı yoldan gelir.
• Kullanın. Bir uygulamanın görünümleri sekmelerdir: bir tablo (sıralama, arama, ekleme), bir seçim alanına göre pano (kartı sürükleyin), bir tarihe göre takvim, bir form, bir gösterge paneli (sayılar ve grafikler) ve widget'lar (Lumate'in yazdığı düzenler; örneğin bir bordro: görebileceğiniz kayıtlarla doldurulan düz HTML ve CSS şablonu; içinde hiçbir şey çalışmaz, dışarıdan yüklenmez veya bir şey göndermez; içindeki bağlantılar kaldırılır). Yayımladığınız kart bir widget'ın şablonunu gösterir. Bir kayıt geçmişiyle bir çekmecede açılır; Undo last change değişiklikleri tek tek geri alır; silinen kayıtlar 30 gün boyunca geri yüklenebilir.
• Sayfalar (2.12.0'dan beri), Lumate'in yazdığı, JavaScript içeren uygulama ekranlarıdır: bir teslimat panosu, bir planlayıcı, bir hesaplayıcı, bir grafik. Lumate'in sohbetinde isteyin ("Satın alma'ya bugünün teslimatları için bir pano ekle"). İki kapı verilerinizi içeride tutar:
  • Yapılmadan önce bir kart, sayfanın uygulamada neyi okuyup değiştireceğini, kişilerin hangi alanlarını okuyacağını, uygulamanın hangi otomasyonlarını başlatabileceğini ve konuştuğu her dış siteyi, oraya tam olarak ne gideceğiyle birlikte gösterir. Dışarıya hiçbir şey gitmiyor ve hassas bir alan yoksa kendiliğinden devam eder; yoksa bir sahip veya yönetici Allow ya da Decline der. Ajanlar bunu asla onaylayamaz.
  • Yapıldıktan sonra Lumate, sayfada veriyi dışarı gönderebilecek veya uygulamasının ötesine uzanabilecek her şeyi tarar; başka bir ajan (Coach) da inceler ve riskleri yüksek, orta veya düşük olarak sıralar. Preview incelenen sayfayı gösterir (önizleme yalnızca okur); Publish onu uygulamanın bir sekmesi yapar; yüksek bir risk, yeni bir sürüm onu gidermeden Publish'i engeller; Ask Lumate to fix bulguları sohbete geri gönderir; inceleme durduysa Run the review again. Her yeni sürüm yeniden denetlenir.
  • Sayfa korumalı bir alanda çalışır: Lumate'in çerezlerini veya sayfalarını göremez, pencere açamaz, bir yöneticinin izin vermediği hiçbir siteye ulaşamaz ve yalnızca uygulamasının kayıtlarına, Lumate üzerinden ve her kişinin kendi yetkileriyle ulaşır (üyeler hassas alanları yine gizli görür). Sayfalar Lumate Desk'te gösterilmez.
• Formüller ve toplamlar her değişiklikte hesaplanır (brüt − kesintiler, bağlı bir çalışanın maaşı, bir kişinin ödemelerinin toplamı). Hesaplanamayan bir formül nedeniyle birlikte #ERR gösterir.
• Gizli alanlar (maaşlar, sağlık, kimlik numaraları) sahipler ve yöneticiler içindir: üyeler •••, ajanlar ise bunları asla görmez; bunları okuyan formülleri de görmez. Gizli bir uygulama (sensitive app) yalnızca sahipler ve yöneticiler içindir.
• Ajanlar bir uygulamayı varsayılan olarak okur (gizli uygulamada hiçbir şey); onu oluşturan ajan kayıtları değiştirebilir. Her ajanın erişimini uygulamanın Settings bölümünde belirleyin. Ajanlar kayıtları yalnızca bir mesajda siz isteyince siler.
• Arayanlar yalnızca "callers may hear" işaretli alanları duyar (bir kliniğin hizmetleri ve fiyatları, açık pozisyonlar); bunu Lumate'in yaptığı veya cevapladığı her aramada duyar. Bir kişi hakkındaki arama, ona bağlı kayıtların bu alanlarını duyar.
• Otomasyonlar, bir kayıt oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde, bir tarih geldiğinde (saatlik kontrol edilir; örneğin bir sözleşmenin bitmesinden 60 gün önce) veya bir takvimle (en sık 15 dakikada bir, rutin olarak) bir ajan görevi, bir bildirim, bir alan değişikliği veya bir e-posta başlatır. Zincirler üç adımda durur; her otomasyon saatte en fazla 60 kez çalışır. Bunları uygulamanın Settings → Automations bölümünde ekleyin, değiştirin, kapatın veya kaldırın ("What should happen", ardından "When it should run"); ya da Lumate'e sohbette söyleyin. Her birinin altındaki Runs son çalışmalarını listeler: ne zaman, çalıştı mı, başarısız mı oldu yoksa durdu mu (ve neden), hangi kayıt için ve bir sayfanın başlatıp başlatmadığı.
• Settings (sahipler ve yöneticiler): kimin görebileceği ve değiştirebileceği, her ajanın erişimi, alanlar (ekleme, yeniden adlandırma, arşivleme: arşivlenen alanlar verisini korur), Compare (o zamandan beri alan alan ne değişti) ve Restore ile revizyonlar (yeni bir revizyon olur; veri değişmez), Export as xlsx, Archive (menüden kalkar, kayıtlar kalır) ve Delete… (kalıcı olarak: uygulamanın adını yazarsınız; 2.14.0'dan beri). Bir elektronik tablo içe aktarmak için tabloyu Lumate'in sohbetine ekleyin ve isteyin: önce bir deneme çalışması yapar.
• Settings → Apps (sahipler ve yöneticiler, 2.14.0'dan beri), arşivlenmiş ve taslak olanlar dahil her uygulamayı kayıt sayısıyla listeler: Open, arşivlenmiş birini Bring back ya da birini Delete…. Silmek uygulamanın kayıtlarını, sayfalarını, otomasyonlarının rutinlerini ve kişi kartlarına eklediği alanları kaldırır; bir kopya saklamak için önce dışa aktarın.
• Contacts (kişiler), uygulamaların eklediği alanları taşıyabilir; bunlar kişinin kartında "From the apps" altında görünür.
• Sınırlar: 50 uygulama, uygulama başına 20 tablo (collection), tablo başına 100 alan, uygulama başına 50.000 kayıt.
• Ekip paketleri (Team packages) uygulamaların tanımlarını taşır; kayıtlarını yalnızca siz seçerseniz taşır, gizli bir uygulamanınkini asla.