Bu sözleşme, OXS Bilişim'in [TBC: tam ticaret unvanı] ("OXS", veri işleyen) Lumate desteği sırasında bir müşteri (veri sorumlusu) adına kişisel veri işlediği durumlarda uygulanır. Hizmet koşulları'nın parçasıdır. [TBC: avukat bunu KVKK, GDPR (madde 28) ve BAE PDPL ile uyumlu hale getirecek.]
1. OXS müşteri verilerini ne zaman işler
Lumate müşterinin kendi makinelerinde çalıştığı için OXS, müşterinin Lumate'te tuttuğu kişisel verileri olağan akışta işlemez: onları hiç almaz. Lisans kontrolleri yalnızca sayılar ve kodlar taşır.
OXS müşteri kişisel verilerini yalnızca müşteri OXS'e bunlara erişim vermeyi seçtiğinde işler, örneğin:
- müşterinin kişisel veri içeren bir kayıt, ekran görüntüsü ya da dosya gönderdiği bir destek talebi;
- müşterinin bir sorunu çözmek için OXS'e gönderdiği bir yedek ya da dışa aktarma.
Lumate'in OXS için hazırladığı destek paketi (agentx support-bundle) sürümleri, gizli değerler olmadan ayarları ve
kayıt satırlarını içerir; müşterinin verilerini asla.
Bu sözleşme o işlemeyi kapsar. OXS'in, müşterinin portaldaki kendi kullanıcıları (hesapları) hakkında tuttuğu veriler OXS'in kendi verisidir, sorumlusu OXS'tir ve Gizlilik politikası'nda anlatılır.
2. İşlemenin ayrıntıları
- Konu ve amaç: müşterinin açtığı destek talebini çözmek; başka hiçbir şey.
- Süre: talep açık olduğu sürece ve kapandıktan sonra en fazla [TBC: örneğin 30 gün].
- İlgili kişiler: müşterinin paylaştıklarında bulunduğu kadarıyla müşterinin çalışanları, müşterileri ve kişileri.
- Veri kategorileri: müşteri ne paylaşırsa: genellikle adlar, telefon numaraları, e-posta adresleri, mesajlar, arama dökümleri ve dosyalar. Müşteri talebin gerektirdiği kadar az şey paylaşmalıdır.
3. OXS'in yükümlülükleri
OXS:
- verileri yalnızca müşterinin belgelenmiş talimatıyla (destek talebi) işler; yasa aksini gerektirirse, yasanın izin verdiği ölçüde önce müşteriye bildirir;
- verilerle ilgilenen kişilerin gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlar;
- verileri uygun teknik ve idari tedbirlerle korur (6. bölüm);
- verileri başka bir amaçla, hiçbir zaman yapay zekâ modeli eğitmek için kullanmaz;
- işlemenin izin verdiği ölçüde müşterinin ilgili kişilerin başvurularını yanıtlamasına ve kendi yükümlülüklerini (güvenlik, ihlal bildirimi, etki değerlendirmeleri) yerine getirmesine yardım eder;
- verileri etkileyen bir kişisel veri ihlalini öğrendiğinde müşteriye gecikmeksizin, en geç [TBC: 48–72] saat içinde bildirir;
- işleme bittiğinde, müşterinin tercihine göre verileri siler ya da iade eder; yasa saklanmasını gerektirmedikçe;
- uyumu göstermek için gereken bilgileri sağlar ve 7. bölümde anlatıldığı gibi denetimlere izin verir.
4. Alt işleyenler
Müşteri, OXS'in burada listelenen alt işleyenleri kullanmasına izin verir [TBC: liste; örneğin destek için kullanılan e-posta sağlayıcısı ve barındırma sağlayıcısı]. OXS yeni bir alt işleyeni kullanmadan en az 30 gün önce müşteriye bildirir ve müşteri itiraz edebilir. OXS her alt işleyene aynı veri koruma yükümlülüklerini yükler ve onlardan sorumlu kalır.
5. Aktarımlar
İşleme, verileri koruyan hukukun geçerli olduğu ülkenin dışına bir aktarım içerirse OXS yasanın gerektirdiği güvenceleri kullanır [TBC: KVKK madde 9 standart sözleşmeleri; AB standart sözleşme maddeleri].
6. Güvenlik tedbirleri
- destek malzemesi yalnızca OXS'in destek sistemlerinde, erişimi talebi yürütenlerle sınırlı olarak tutulur;
- aktarımda ve sistemlerin izin verdiği yerlerde depolamada şifreleme;
- çalışanlar için iki adımlı giriş, erişim kaydı;
- talep kapandığında silme (2. bölüm). [TBC: teknik ve idari tedbirlerin tam listesi.]
7. Denetimler
Müşteri yukarıdaki bilgileri her zaman isteyebilir. Yılda bir kez ya da bir ihlalden sonra, 30 gün önceden bildirerek, çalışma saatlerinde, masrafı kendisine ait olmak üzere ve gizlilik yükümlülüğü altındaki bağımsız bir denetçi aracılığıyla OXS'in bu sözleşmeye uyumunu denetleyebilir.
8. Sorumluluk ve öncelik sırası
Sorumluluk Hizmet koşulları'na tabidir. Kapsadığı işleme bakımından bu sözleşme Hizmet koşullarından önce gelir.