Müşteriler ve randevular

Müşteriler (Customers)#

Müşteriler (pano)#

Sütunlar: To call · On a call · No answer · For the manager · Done · Declined.

Üstte (2.13.0'dan beri): dört sayı — kaç müşteri, bu hafta yeni olanlar (ve önceki hafta), bugün veya geçmişte kalmış sonraki adımlar, önümüzdeki 7 gündeki randevular — ve pano ile herkesin tablosu (sabit başlık, arama, aşama filtresi) arasında geçiş için Board | Table.

Panoda yapabilecekleriniz:

• Drag: bir kartı sürükleyip taşıyın. Done, Declined veya For the manager sütununa taşırken neden sorulur.
• Day: bugün (varsayılan), geçmiş bir gün (salt okunur) veya günlere göre gruplanmış tüm zamanlar.
• Filters: ajan, tür (alıcı, satıcı, kiracı, ev sahibi), arama.

⋯ menüsü:

• Add customer.
• Import CSV: sütunlar name, phone, email, kind, area, beds, purpose, budget_min, budget_max, notes.
  • Önce bir önizleme gelir. Bilinen bir telefon numarası yalnızca kartta eksik olanı doldurur; hatalı numara kartı telefonsuz bırakır, böylece aranamaz.
• Add or remove sample customers.
• All customers (table): arama kutusu ve aşama filtresiyle tüm kartlar.

Kart üzerindeki işaretler:

• 📅 bir randevu;
• 💬 bekleyen bir WhatsApp taslağı;
• 🏠 N ilan önerildi;
• kart devredildiyse "from yesterday".

Müşteri kartı#

Overview | History (2.13.0'dan beri): kartın sayfası konuşması, randevusu, WhatsApp'ı ve e-postasıyla açılır; History ona olan her şeyi listeler (sayfayı yenileseniz de sekme kalır). Yan karttaki menü Stage, Details, Profile ve Source bölümlerine atlar.

Özellikler: aşama (nedeniyle), ajan, tür, telefon, e-posta, dil, ihtiyaçlar (amaç, bölgeler, oda sayısı, bütçe), sonraki adım ve zamanı, aranmak istemiyor (do-not-call).

Eylemler:

• Call now: ajan telefonla arar. Do-not-call kartlarında ve telefonu olmayan kartlarda engellenir.
• Try in playground: bu müşterinin bilgileriyle bir arama provası yapın.
• Book appointment.
• Delete customer (sahipler ve yöneticiler; sektörün kullandığı sözcük): kartı ve Lumate'in kişi hakkında tuttuklarını siler: geçmişi, konuşması, randevuları ve arama listesindeki yerleri, onunla yapılan aramalar (dökümleri), WhatsApp mesajları, hakkındaki bildirimler ve karttaki dosyalar. Kişiden söz eden görevler ve ajanların hatırladıkları kalır; başka bir kartın veya görevin de tuttuğu dosya da kalır. Aranmak istemeyen bir numara do-not-call listesinde kalır. Kişiyle bir arama sürerken silinmez.

Bölümler:

• Appointment: açık istek veya planlanmış ziyaret.
• WhatsApp: son mesajlar, taslak, yazı alanı ve "Open conversation".
• Email (from 2.8.0): ajanın taslağı (düzenleyin, Send veya Discard), Write an email, gönderilenler ve bekleyenler ve No emails (bkz. Email).
• Listings: önerilen ilanlar; her birinde Sent to the customer ve Not interested.
• History: şirketin saatiyle her olay:
  • aramalar (ulaşıldı veya ulaşılamadı, dökümüyle);
  • aşama değişiklikleri;
  • notlar;
  • randevular;
  • WhatsApp mesajları;
  • e-postalar (konuya göre);
  • ilanlar.
• Work with the agent: kartın konuşması. Kartın ajanına buradan yazın. Arama dökümleri ve WhatsApp mesajları da buraya, alıntı olarak düşer.

Randevular (Appointments)#

Şirketin saat diliminde ay, hafta ve gün takvimi. Month (2.13.0'dan beri) her gün en fazla üç randevu gösterir; +N more o günü açar. Ayrıntılar için bir randevuya tıklayın: müşteri, telefon (aramak için dokunun), yer, konu ve müşterinin söyledikleri. Buradan şunları yapabilirsiniz:

• randevuyu başka zamana almak;
• tamamlandı, gelmedi (no-show) veya iptal edildi olarak işaretlemek.

Bir müşteri kartındaki Book appointment doğrudan bir randevu oluşturur.

Kişisel görüşme (personal meeting), sizin için Lumate'in yaptığı bir aramada kararlaştırılandır (bkz. Calls Lumate makes for you). Kişinin adını ve numarasını gösterir, hiçbir karta bağlı değildir. Diğer randevular gibi taşırsınız, kapatırsınız veya iptal edersiniz.

Booking (Appointments → Booking settings, sahipler ve yöneticiler, 2.4.0'dan beri). Lumate books times itself seçeneğini açın; Lumate boş bir zaman bulup randevuyu kendisi alır. Bunu aramalarda (sizin aramalarınızda ve sizin yerinize cevapladığı aramalarda) ve sohbette yapar. Kapalıyken yalnızca insanların ne istediğini not eder ve zamanı eskisi gibi bir kişi belirler.

• Hafta günlerine göre Opening hours (23:59 bitiş, gece yarısına kadar açık demektir) ve her randevu türü için ne kadar sürdüğü ile sonrasındaki boşluk.
• Neyin ayrıldığı:
  • Nothing: yalnızca çalışma saatleri sayılır; isteğe bağlı At most at once ile birlikte.
  • People (broker, doktor): her biri aynı anda tek randevu alır; verirseniz kendi saatlerinde. Emlak ve İK buradan başlar.
  • Tables and rooms: her birinin kendi koltuk sayısı vardır; gruba uyan en küçük olan önce ayrılır. Hiçbir masanın alamadığı bir gruba zaman verilmez.
  • People seçilmiş ama henüz kimse eklenmemişse ya da o tür için kimse yoksa çalışma saatleri sayılır; böylece randevu alımı asla durmaz.
  • Yaklaşan randevusu olan bir kişi veya masa silinemez: bunun yerine kapatın.
• A person confirms bookings: zaman ayrılır ve randevu, biri onaylayana kadar Appointments içinde bekler.
• Earliest booking (şimdiden kaç dakika sonra) ve book up to (kaç gün öncesinden).
• İki arama aynı zamanı asla alamaz: ikincisine bunun yerine en yakın boş zamanlar önerilir.
• Bir arayan (kartı veya numarası) en fazla üç yaklaşan randevu tutar; fazlasını bir iş arkadaşınız ayarlar.
• Sizin yerinize Lumate'in cevapladığı bir aramada arayan, kendi yaklaşan randevusunu iptal edebilir: yalnızca aynı numaradan, verdiği adla ve söylediği güne yapılmış olanı (bir aramada üç deneme). Size haber verilir. Lumate diğer randevular hakkında hiçbir şey söylemez; arayanlar bir masanın adını duyar, bir iş arkadaşının adını asla duymaz.
• Day görünümü, randevu alan her kişi veya masa için bir sütun ve hiçbirine bağlı olmayan randevular için bir sütun gösterir.

Mesajlar (Messages, WhatsApp)#

Her WhatsApp konuşması, en yenisi başta. Açık konuşmanın yanında (2.13.0'dan beri; dar ekranda Contact) kişinin paneli vardır: tür ve aşama, sonraki adım, randevu, onu kimin takip ettiği, son olaylar, Open card ve Ask Lumate for a reply — Lumate bir yanıt taslağı yazar; taslak, göndermeniz için konuşmada bekler.

• Sayı rozeti yanıt bekleyen mesajları sayar.
• Draft işareti, bir ajanın sizi bekleyen bir yanıt yazdığı anlamına gelir. Konuşmayı açın; taslak, Send, Edit ve Discard düğmeleriyle kesik çizgili bir balon olarak görünür.
• İşaretler mesajlarınıza ne olduğunu gösterir: 🕓 sırada, ✓ gönderildi, ✓✓ teslim edildi, ✓✓ okundu, nedeniyle "not sent", saatlik veya günlük sınır tuttuğunda "waiting (limit)".
• Bir bildirimi yanıtlayan ekip arkadaşlarının yanıtları "Ad (team)" olarak görünür.
• number hidden işaretli sohbet, numarasını WhatsApp'ın gizlediği bir göndericidir. Yanıtlayabilirsiniz; WhatsApp numarayı bildirince numaranın kartına katılır.

Kim yazdı: Customer, Broker veya Personal. Her sohbetin bir etiketi vardır; konuşmanın üstünden değiştirilir. Show listeyi süzer: All, Customers, Brokers.

• Customer (eskisi gibi): kişiye bir kart açılır ve bir ajan onunla ilgilenir.
• Broker: başka bir ofisten bir broker. Kart kişi olarak kalır, ama müşteri değildir: asla panoda yer almaz, arama sistemi (dialer) tarafından aranmaz, müşterilerle birlikte sayılmaz, sizin brokerlarınıza verilmez.
• Personal (yöneticiler): aile, arkadaşlar, eşiniz. Lumate numarayı izlemeyi bırakır. Önce sorar, sonra sohbetin mesajlarını, kartlardaki kopyalarını ve onlar için açtığı kartı siler (aramaları, randevuları, brokerı veya kayıtlı bir arama nedeni olan kart, sohbet olmadan saklanır). Bundan sonra o numaradan hiçbir şey saklanmaz, kimseye bildirim gitmez ve hiçbir ajan görmez. Ajanların başka yerlere zaten yazdığı notlar taranmaz. Settings → WhatsApp → Personal chats bu numaraları listeler; Remove bir numarayı bir sonraki mesajından itibaren yeniden izler.
• Delete conversation (yöneticiler) sohbetin mesajlarını Lumate'ten siler. Telefondaki WhatsApp ve kart kalır.

Bkz. WhatsApp.

İlanlar (Listings)#

Ajanların bulduğu ilanlar:

• Columns: başlık (portala bağlantı), satılık veya kiralık, tür, fiyat, oda sayısı, büyüklük, bölge, portal, bulunma zamanı ve önerildiği müşteriler.
• Filters: satılık veya kiralık, tür, oda sayısı, bölge, en düşük ve en yüksek fiyat, portal, son 7 gün, eşleşti veya eşleşmedi ve "still listed", "no longer listed" veya tümü.
• "price changed", ilk kaydedildiğinden beri fiyatı değişen ilanı işaretler.

Dış brokerlar#

Bir müşterinin seçtiği ilanlar için (en fazla 5), Lumate her ilanın brokerına ulaşır ve sonucu bizim brokerımıza verir. Sohbette isteyin ("Ali için bulduğun ilanların brokerlarına ulaş") ya da ilanlar eşleştirildikten sonra bir ajanın sunduğu kartta Start düğmesine dokunun.

1. Brokerı bulmak. Lumate her ilanı ofis tarayıcısında açar ve brokerın numarasını sayfadan okur: bir telefon veya WhatsApp bağlantısı ya da portalın "Show number" düğmesi. Portalın iletişim formunu asla doldurmaz; bizim bilgilerimizi isteyen veya oturum açmayı gerektiren bir ilan atlanır ve bu söylenir. Her numara tek bir dış broker kartı olur ve o brokerın tüm ilanları için yeniden kullanılır. Müşterilerimizden biri olan bir numara asla kullanılmaz.
2. Mesajlar. Her brokera şirketin numarasından kısa bir WhatsApp mesajı gider: müsait mi, ortak çalışıyor musunuz, ne zaman gezilebilir. Müşterimiz hakkında tek söz yok. Dış brokerlara saatte en fazla 6, günde 30 mesaj gider; yalnızca arama günlerinde ve saatlerinde (Settings → Call center). Yanıtlar broker ajanına ulaşır; ajan söyleneni kaydeder ve bir takip sorusu sorabilir.
3. Aramalar. 3 saat içinde yanıt vermeyen (veya WhatsApp'ta olmayan) brokera bir arama teklifi gider. Her arama bir yöneticiyi bekler: sohbetteki veya Inbox'taki karttaki Approve call, "brokerın kendi ilanı hakkında soru" nedenini kaydeder (ve gerekiyorsa numarayı bugün DNCR'ye karşı kontrol ettiğinizi), sonra broker ajanı broker senaryosuyla bir kez arar. Aynı anda tek broker araması; Call center → Live içinde görünür.
4. Müşteri. Her ilan yanıtlandığında (veya ilk mesajdan bir gün sonra), müşterinin ajanı müşteriye WhatsApp'tan ne zaman müsait olduğunu sorar; müşterinin dilinde, bağlantı, numara, ajans adı veya adres olmadan. Bize hiç yazmamış bir müşteri size bırakılır.
5. Bizim broker. Müşterinin boş zamanları kartı bizim brokerımıza verir (Lumate Desk kartı açar); her ilan, brokerının iletişim bilgileri ve söyledikleriyle birlikte. Bizim broker gezmeyi ilanın brokeriyle kararlaştırır ve Agent X Broker içinde (Record viewing) veya Appointments içinde kaydeder; müşteri gün, saat ve buluşma noktasını içeren bir onay alır, zaman değişirse bir güncelleme daha alır.